Notionを中小企業で使うときに気をつけること

Notionは自由度が高いツールです。その自由度が、中小企業での導入を難しくすることがあります。「何でもできる」ツールは、最初のルールを決めないと「何も決まらない」状態になりやすい。導入前と導入後に気をつけることを整理しました。

最初にテンプレートを決める

Notionを開いて「さあ使ってください」と言うと、人によってページの作り方がバラバラになります。議事録を書く人、タスクを書く人、メモを書く人、それぞれが別の構造でページを作ると、後から検索しても見つからない状態になります。

最初に「議事録はこのテンプレートを使う」「タスクはこのデータベースに追加する」というルールを決めて、テンプレートを用意しておくことが重要です。テンプレートを作る作業自体は1〜2時間で終わります。

権限設定を最初に確認する

Notionは、ページごとに閲覧・編集の権限を設定できます。この設定を最初に決めておかないと、「誰でも全部編集できる」状態になり、誤って削除されたり、内容が書き換えられたりするリスクがあります。

中小企業では、全員が同じワークスペースを使うことが多いので、「このページは閲覧のみ」「このデータベースは担当者だけ編集可」という設定を最初に決めておくと、後からのトラブルが減ります。

「使わなくなったページ」の扱いを決める

Notionを使い続けると、古いページが増えていきます。プロジェクトが終わったページ、使われなくなったデータベース、誰が作ったか分からないメモ。これらが増えると、必要な情報を探しにくくなります。

3ヶ月に1回、不要なページをアーカイブするルールを決めておくと、ワークスペースが整理された状態を保てます。アーカイブはゴミ箱に捨てるのではなく、「アーカイブ」というページにまとめて移動するだけで十分です。必要になったときに戻せます。

Notionの導入を検討している場合、まず現状の業務でどの部分に使うかを絞り込むことをお勧めします。使う場面が決まっていないまま導入すると、設定に時間がかかります。